人力資源考試經(jīng)驗(yàn)分享：高效會(huì)議的秘訣

　　設(shè)想一下，一位醫(yī)生將病人推進(jìn)手術(shù)室時(shí)對(duì)他說(shuō)：如果我不需要給病人做手術(shù)的話，我會(huì)更熱愛(ài)我的工作?；蛘咴O(shè)想NBA騎士隊(duì)的勒布朗;詹姆斯(LeBron James)對(duì)記者說(shuō)，如果我不需要打比賽和訓(xùn)練，我真的會(huì)喜歡做一名NBA球員。聽(tīng)上去很荒唐，是不是?

　　現(xiàn)在再設(shè)想一下，一位公司高管說(shuō)：如果我不需要開(kāi)會(huì)，我會(huì)更喜愛(ài)我現(xiàn)在的工作。當(dāng)然，在我從事咨詢工作以來(lái)，我曾經(jīng)多次聽(tīng)到前來(lái)咨詢的公司高管這么說(shuō)。乍聽(tīng)起來(lái)，這話很能理解，甚至還有點(diǎn)幽默。但實(shí)際上，這種想法實(shí)在是大謬不然。

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　　實(shí)際上，在大多數(shù)組織機(jī)構(gòu)中，會(huì)議應(yīng)該是工作中最重要的核心活動(dòng)。將軍們通過(guò)會(huì)議決定是否開(kāi)戰(zhàn)，公司管理者通過(guò)會(huì)議決定如何應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，父母?jìng)兺ㄟ^(guò)“會(huì)議”決定怎樣度過(guò)家庭危機(jī)。

　　但大多數(shù)會(huì)議開(kāi)得很糟糕。領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常做不到化解沖突、制定有效的日程，而是在會(huì)上塞進(jìn)大量演示性的程序，或是讓各部門(mén)一個(gè)接一個(gè)報(bào)告情況，直把人搞得昏昏欲睡。

　　不過(guò)，會(huì)議的最大問(wèn)題是，人們經(jīng)常將戰(zhàn)術(shù)性話題和戰(zhàn)略性話題放在一個(gè)會(huì)上討論。要搞清楚這樣做有什么不妥，可以看看我們?cè)诩彝ダ镞@么做會(huì)發(fā)生什么。

　　以家為例。妻子和我在早晨準(zhǔn)備開(kāi)始一天生活的時(shí)候經(jīng)常召開(kāi)家庭“會(huì)議”。我們的談話經(jīng)常是這樣的：今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子?你認(rèn)為我們應(yīng)該試試再要個(gè)孩子嗎?今晚晚餐想怎么安排?今年該去哪里度假?諸如此類。談話結(jié)束的時(shí)候，我們也不知道到底有什么成果，不知道我們是在玩“腦力激蕩”、是在做決定還是只不過(guò)在 “大聲”思考。

　　在我旁聽(tīng)過(guò)的許多次管理人員會(huì)議上，情況也是如此。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是結(jié)束促銷之類的極其具體的事情，一會(huì)又跳到公司面對(duì)新競(jìng)爭(zhēng)如何定位這樣的長(zhǎng)期話題，隨后又轉(zhuǎn)到介于兩者之間的諸如未來(lái)18個(gè)月應(yīng)該在研發(fā)上投入多少資金這樣的事。

　　問(wèn)題是，要在一次會(huì)議上討論所有這些話題，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。而且他們可能做不到讓在場(chǎng)的每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。由于工作職責(zé)或個(gè)人性格的關(guān)系，有些人會(huì)在某個(gè)問(wèn)題上持保守、求穩(wěn)的看法，其他人則會(huì)比較有創(chuàng)意或比較激進(jìn)。因此，會(huì)上會(huì)來(lái)回扯皮，直到時(shí)間耗盡，每個(gè)人都垂頭喪氣地發(fā)現(xiàn)，最重要的議題還沒(méi)討論，沒(méi)有達(dá)成任何一項(xiàng)清晰的決定。

　　實(shí)際上，們真正需要的是與此完全不同的會(huì)議：或許更簡(jiǎn)短、但要將具體戰(zhàn)術(shù)性的話題和總體戰(zhàn)略性的話題分開(kāi)討論。將會(huì)議的前后背景交待清楚、將不同性質(zhì)的話題分在不同的會(huì)議場(chǎng)合討論，這樣就能使會(huì)議變得更清晰、重點(diǎn)更突出，從而有助于消除與會(huì)者事先未必能料到的挫折感和困惑感。

　　實(shí)際上，我的一家客戶就把他們公司的轉(zhuǎn)變歸功于會(huì)議改革。早在2006年，一家保健公司感到在獲得行業(yè)發(fā)展勢(shì)頭方面遇到了困難。他們于是將周一上午的員工會(huì)議變成“戰(zhàn)術(shù)討論會(huì)”，專門(mén)用來(lái)討論實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體策略。當(dāng)他們想轉(zhuǎn)變?cè)掝}討論更重大的戰(zhàn)略問(wèn)題時(shí)，他們會(huì)在稍后的時(shí)間另外安排“戰(zhàn)略討論會(huì)”。

　　如果當(dāng)時(shí)戰(zhàn)略問(wèn)題比較危急，他們會(huì)在戰(zhàn)術(shù)討論會(huì)之后立刻召開(kāi)戰(zhàn)略會(huì)議。這樣一來(lái)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)可以立刻投入戰(zhàn)略話題。他們成功的關(guān)鍵是嚴(yán)格自律，堅(jiān)持做到每次只關(guān)注一個(gè)戰(zhàn)略性問(wèn)題，而不是將各種話題囫圇地混在一起討論。